KONSEP DASAR PENGADAAN
NAMA : LA FERI
NPM : 17 630 039
KONSEP DASAR PENGADAAN
Pengadaan
Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/ Jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya
yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.
Menurut beberapa para ahli:
1. Weele (2010)
Bahwa
Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan
bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan
biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan
kuantitas, waktu dan lokasi.
2. Christopher & Schooner (2007)
Pengadaan
adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan,
efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.
3. Edquist et al (2000) pada prinsipnya,
pengadaan publik (Public Procurement) adalah proses akuisisi yang
dilakukan oleh pemerintah dan institusi publik untuk mendapatkan barang
(goods), bangunan (works), dan jasa (services) secara transparan,
efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.
Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau
procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan
penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman
dan harga yang terjangkau.
2. Tujuan
Secara
umum tujuan pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang dengan
harga yang dapat dipertanggungjawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai
serta pengadaannya tepat waktu.
Tujuan Pengadaan Barang menurut :
Keppres 18 tahun 2000 Bagian 2 Pasal 2
Untuk
memperoleh barang / jasa yang di butuhkan Instansi Pemerintah dalam
jumlah yang cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat di
pertanggungjawabkan ,dalam waktu dan tempat tertentu .
Kegiatan pengadaan juga mencangkup usaha-usaha yang menambah/mencukupi kebutuhan /barang dan jasa berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Kegiatan pengadaan juga mencangkup usaha-usaha yang menambah/mencukupi kebutuhan /barang dan jasa berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Keppres no 80 tahun 2003 Dalam Pasal 2 ayat 2
Menyebutkan
tujuan diberlakunya keputusan presiden ini adalah agar pelaksanaan
pengadaan barang/jasa yang sebagaian atau seluruhnya di biayai dari
APBN/APBD dilakukan secara efisien,efektif,terbuka dan
bersaing,transparan,adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
3. Istilah - istilah
Dalam
proses pengadaan barang dan jasa, ada beberapa istilah yang perlu
diketahui agar tidak menimbulkan ambiguitas dan misinterpretasi.
Beberapa diantaranya adalah:
- Barang, merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut benda, baik dalam bentuk bahan baku, setengah jadi, maupun barang jadi yang menjadi objek dari pengadaan barang pemerintah.
- Jasa, terbagi menjadi Jasa Konsultasi, Jasa Pemborongan dan Jasa lainnya.
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), merupakan pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah,yang diangkat oleh Pengguna Anggara/ Kuasa Pengguna Anggaran.
- Penyedia barang jasa, merupakan perusahaan maupun badan usaha perseorangan yang menyediakan barang/jasa.
4. Tata Cara / Metode Pemilihan Penyedia Barang
A. Pelelangan
- Kelompok Kerja ULP (pejabat pengadaan) memilih metode pemilihan Penyedia.
- Untuk pengadaan yang dilakukan melalui pelelangan, metode pemilihan dibedakan menjadi: a) Pelelangan Umum; b) Pelelangan Sederhana; dan c) Pelelangan Terbatas.
- Pada prinsipnya pengadaan menggunakan metode Pelelangan Umum.
- Pelelangan Sederhana dapat digunakan untuk pengadaan yang tidak kompleks dan bernilai sampai dengan Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
- Pelelangan Terbatas dapat digunakan untuk pengadaan dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan Pekerjaan Kompleks.
B. Penunjukan Langsung
- Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menetapkan metode Penunjukan Langsung sesuai kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya.
- Pemasukan Dokumen Penawaran menggunakan metode 1 (satu) sampul.
- Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan sistem gugur dan dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga.
C. Pengadaan Langsung
- Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut: a) merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I; b) teknologi sederhana; c) risiko kecil; dan/atau d) dilaksanakan oleh Penyedia orang perseorangan dan/atau badan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil.
- Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi.
- Penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Penyedia dimaksud memiliki kompetensi atau untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa bukti pembelian/kuitansi.
- Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.
D. Kontes
- Kontes dilakukan untuk pengadaan yang memiliki karakteristik: a) tidak mempunyai harga pasar; dan b) tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
- Metode penyampaian dokumen adalah 1 (satu) sampul.
- Evaluasi administrasi dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan dan evaluasi teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli dengan memberi nilai terhadap kriteria yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kontes.
- Swakelola Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Selain
memilih penyedia jasa dari luar, pengadaan barang dan jasa pemerintah
juga bisa dilakukan secara mandiri oleh instansi tersebut. Hal ini
memang telah dijelaskan di dalam peraturan yang berlaku. Berbeda dengan
menggunakan penyedia barang/jasa diluar institusi, swakelola
mengandalkan sumber daya yang ada didalam instansi tersebut untuk
merencanakan, mengorganisasi, mengerjakan dan mengawasi secara mandiri
proses pengadaan barang dan jasa. Sistem ini bisa dilakukan untuk
pekerjaan dengan kriteria khusus seperti:
a) Pekerjaan yang besaran nilai, sifat, lokasi maupun besaran tidak diminati oleh penyedia jasa.
b) Pekerjaan yang dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan SDM internal institusi tersebut.
c) Pekerjaan yang pelaksanaan dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat atau SDM instansi tersebubut.
d) Penyelenggaraan diklat, penataran, lokakarya, seminar, kursus maupun penyuluhan.
e)
Pekerjaan yang tidak bisa dihitung secara rinci yang menempatkan
penyedia jasa di dalam posisi yang kurang menguntungkan.
f)
Pekerjaan yang berhubungan dengan proses data, pengujian laboratorium,
perumusan kebijakan pemerintah serta system penelitian tertentu.
g) Proyek percontohan khusus yang belum pernah dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
h) Pekerjaan yang bersifat rahasia di lingkungan instansi tersebut.
Dari
kriteria diatas, kita mengetahui bahwa swakelola pengadaan barang dan
jasa pemerintah hanya bisa dilakukan pada keadaan tertentu. Meskipun
telah diatur dengan aturan diatas, sering ditemui kesalahan interpretasi
dan persepsi di dalam instalasi tersebut. Oleh karenanya, perlu
dilakukan penjabaran yang spesifik sebelum memutuskan untuk menjalankan
metode swakelola.
5. Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa
Anggota
panitia harus memenuhi beberapa persyaratan termasuk penguasaan tentang
prosedur pengadaan, substansi pengadaan, jenis pekerjaan yang akan
dilakukan, serta memiliki sertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah
dan tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat pengangkat.
Sama
halnya dengan panitia pengadaan, penyedia barang dan jasa pemerintah
juga diharuskan memenuhi kriteria tertentu yang ditentukan dalam
peraturan tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Ketidaklengakapan persyaratan ini dapat menjadi penyebab tidak diakuinya
penyedia barang/jasa dalam lelang atau penunjukan oleh instansi
terkait. Berikut ini beberapa kriteria penyedia barang/jasa:
a)
Memiliki keahlian, kemampuan manajerial dan teknis yang memadai,
berpengalaman yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh instansi
yang memberikan proyek pengadaan barang/jasa.
b) Memenuhi aturan menjalankan usaha seperti yang ditentukan oleh perundang-undangan menyangkut bentuk dan legalitas usaha.
c) Mempunyai kapasitas hukum untuk menandatangani kontrak untuk proyek yang akan dikerjakan.
d) Bebas dari keadaan pailit, pengawasan pengadilan maupun memiliki direksi yang tidak dalam proses hukum.
e)
Memenuhi kewajiban sebagain wajib pajak pada tahun sebelumnya yang
dibuktikan dengan pelampiran SPT dan SSP tahun terakhir.
f)
Pernah menangani proyek pengadaan barang/jasa untuk institusi swasta
maupun pemerintah dalam kurun waktu 4 tahun terakhir. Poin ini termasuk
pengalaman subkontrak pengadaan barang/jasa.
g) Memiliki alamat tetap dan dapat dijangkau dengan pos.
h) Tidak masuk daftar hitam penyedia barang/jasa.
5. Prinsip Dasar Pengadaan
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan menggunakan prinsip dasar sebagai berikut:
- Transparan: semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara peninjauan, hasil peninjauan, dan penetapan penyedia barang/jasa harus bersifat terbuka bagi penyedia barang/jasa yang berminat dan mampu tanpa diskriminasi;
- Adil: tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apa pun;
- Bertanggung jawab: mencapai sasaran baik fisik, kualitas, kegunaan, maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa;
- Efektif: sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi para pihak terkait;
- Efisien: menggunakan dana, daya, dan fasilitas secara optimum untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan biaya yang wajar dan tepat pada waktunya;
- Kehati-hatian: berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi, tindakan, atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan imaterial selama proses pengadaan, proses pelaksanaan pekerjaan, dan paska pelaksanaan pekerjaan;
- Kemandirian: berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;
- Integritas: berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memenuhi etika pengadaan;
- Good Corporate Governance: Memenuhi prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.
6. Etika Pengadaan
Semua fungsi/pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa wajib mematuhi etika sebagai berikut:
- Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran, dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
- Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia;
- Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan, dan hasil pekerjaan;
- Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya;
5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang
terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan;
- Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian;
- Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain secara langsung atau tidak langsung;
- Tidak menerima, menawarkan, dan atau berjanji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
7. Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Imron
dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan
bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan
prasarana sebagai berikut :
o Menampung
semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap
unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
o Menyusun
rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya
untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
o Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
o Memadukan
rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila
dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut,
maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang
telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang
dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
o Memadukan
rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang
tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala
prioritas.
· Menetapan rencana pengadaan akhir
Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:
a. Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi sumber pemborosan.
b. Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.
c. Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
d. Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja
Dengan
demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara
tugas perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.
8. Kriteria pengadaan barang
1. Tepat Kualitas
kualitas
suatu barang tidak kalah pentingnya dalam membeli suatu produk. Dengan
kualitas yang baik akan membuat barang tertentu tidak akan rusak sebelum
waktunya.
2. Tepat Waktu
Berkaitan
dengan kejelian dan ketepatan dalam menentukan jangka waktu pemesanan
agar pada waktu barang tersebut diperlukan sudah tersedia.
3. Tepat Harga
Hal
ini berkaitan dengan kemampuan pembeli dalam menegosiasikan rekannya
melalui pemilihan. Harga yang murah belum tentu menunjukan barang
tersebut jelek, dan juga sebaliknya.
4. Tepat Prosedur
Maksudnya harus mengikuti peraturan yang berlaku untuk menghindari penyimpangan.
5. Tepat Jenis
Pengadaan
barang menginginkan terpenuhinya suatu barang dengan jenis yang tepat.
Karena itu pemilihan jenis yang tepat sangat dibutuhkan.
6. Tepat Jumlah
Dalam
melakukan transaksi pengadaan ketepatan pada kualitas barang harus
benar- benar diperhatikan, agar tidak terjadi kekurangan dalam jumlah
barang sehingga mengakibatkan kemacetan dalam kegiatan operasional
perusahaan.
10. Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana
Sahertian,
(1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan
barang bergerak dan tidak bergerak, yaitu:
1. Perencanaan pengadaan barang bergerak
a. Barang-barang habis pakai
1) Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.
b. Barang-barang tak habis pakai
1) Menganalisa
dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana kegiatan
sekolah sambil memperhatikan barang-barang yang masih ada dan sudah
dipakai.
2) Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar yang telah ditentukan.
3) Menetapkan
skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia mengenai
kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahuanan.
2. Barang tak bergerak
a. Tanah
1) Menyusun rencana pengadaan tanah (lokasi luasnya) berdasarkan analisis kebutuhan
2) Mengadakan survey penentuan lokasi tanah dengan maksud dan memperhatikan tata kota
3) Mengadakan
survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti jalan,
listrik, air, telepon, transpor, jalan raya.
4) Mengadakan survey harga tanah dilokasi yang ditentukan untuk penyusunan pengajuan rencana anggaran yang diperlukan
5) Mengajukan
rencana anggaran pada satuan organisasi baik di daerah maupun di pusat
dengan melampirkan data yang disusun dari hasil dan survey.
b. Bangunan
1) Mengadakan
survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan meliputi struktur
organisasi dari sekolah yang mengunakan jumlah pemakai (guru, siswa dan
lain-lain) dan jumlah alat-alat atau perabot yang ditempatkan.
2) Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan disusun atas dasar data survey
3) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku didaerah yang bersangkutan,
4) Menyusun
pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan
pelaksanaan secara teknis dengan memperhatikan skala prioritas yang
telah ditetapkan.
Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis pengadaan ada dua, yaitu:
1. Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
a. Tender yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak dibidangnya secara kompetitif.
b. Perbandingan
penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan
perbandingan penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
c. Pembelian
langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang
jumlahnya kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan
diantara pemasok untuk memperoleh bahan yang sama dengan harga yang
lebih murah.
2. Pengadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.
11. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Korupsi
Setelah
membaca ulasan tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah diatas,
kita mendapatkan gambaran besar tentang proses dan pelaku proyek
pengadaan barang/jasa tersebut. Meskipun telah diatur dengan aturan
hukum yang jeals dan mengikat, pada kenyataannya ada beberapa
penyimpangan yang terjadi termasuk praktek KKN dan kesalahan persepsi
dalam proses pengadaan barang/jasa. Berdasarkan data yang dihimpun KPK,
sebagian besar kasus KKN yang dilaporkan mempunyai hubungan dengan
proses pengadaan barang/jasa baik di instansi pemerintah maupun swasta.
Selain
intensi pribadi, penyimpangan yang berupa korupsi, kolusi maupun
nepotisme dapat disebabkan oleh sistem yang memberikan celah untuk
beberapa oknum yang tidak bertanggung jawab untuk meraih keuntungan
untuk dirinya sendiri. Meski seringkali kita mendengar kasus korupsi,
yang ironisnya sudah terlanjur dicapkan kepada sebagian besar orang
Indonesia, kasus korupsi dari proyek pengadaan barang/jasa tetap membuat
keprihatinan sendiri.
Sampai
pada titik ini, pejabat yang sedang memangku jabatan di instansi
pemerintah maupun swasta perlu meluruskan niatnya dalam bekerja di
instansi tersebut. Memang hal tersebut sangat klise dan terkesan tidak
membuat perubahan, tetapi langkah apalagi yang bisa dilakukan ditengah
degradasi moral yang merongrong bangsa ini. Jika memang ingin
mengandalkan penegakan hukum yang lebih baik dan transparan, tentu
keadaannya akan terasa semakin memprihatinkan mengingat kasus korupsi
juga sedang merongrong institusi penegak hukum tersebut.
Tanpa
bermaksud menggurui, sepatutnya institusi yang terkait dengan kasus
pengadaan barang dan jasa pemerintah melakukan refleksi dan introspeksi
untuk sistem yang lebih baik dan transparan demi kebaikan bersama. Jika
tidak, maka lingkaran yang telah membelenggu selama ini tidak akan
terputus dan kredibilitas instansi terkait pun akan semakin buruk.
Seiring
dengan penerapan aturan yang baru dan peran KPK, diharapkan semua
instansi dapat melakukan proses pengadaan barang dan jasa dengan baik.
Tidak hanya secara struktural, tetapi secara fungsional. Dengan
terpenuhinya kebutuhan dari instansi tersebut, maka kinerjanya juga akan
semakin meningkat. Jika dirunut lagi, kinerja yang meningkat akan
membuat tingkat kepercayaan masyarakat yang lebih tinggi dan
terpenuhinya visi misi instansi tersebut. Memang bukan hal yang mudah
untuk memutus rantai pelanggaran yang sudah terlalu mengakar, tetapi
dengan dukungan dari berbagai pihak disertai kemauan yang kuat, niscaya
proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang lebih baik bisa
didapatkan.
12. Metode procurement antara lain yaitu:
- Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
- Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
- Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
- Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.
- Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
- Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
- Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.
13. Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:
1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.
a. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.
2. Memilih supplier.
a. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.
b. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di mancanegara.
c.
Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses
pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk
presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.
d. Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.
3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
a. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.
b. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.
c.
Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic
procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.
a. Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.
b.
Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan
alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga
per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier
termasuk juga kualifikasi seperti ISO.
5. Melakukan proses pembelian.
a.
Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya
pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.
b. Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.
6. Mengevaluasi kinerja supplier
a. Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.
b. Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supplay chain dan jenis barang yang dibeli.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar